Uma robusta política de gestão de ativos oferece um controle máximo - saiba que ativos a sua empresa possui, onde estão localizados, quanto valem e quem é responsável por eles.
1. Quem é responsável?
Designe um responsável pelo património (Asset Manager) para criar, manter e actualizar o processo. Formalize a sua política de gestão de ativos para que possa ser facilmente adoptada por outras pessoas, quando apropriado. Comunique a sua política de gestão de ativos a todos os colaboradores que precisam de usar equipamentos pertencentes à empresa. Estabeleça expectativas para os colaboradores e para a empresa.
2. O que existe?
Crie um inventário dos ativos abrangente que se pretende gerir. Estipule o método de registo correto para as suas necessidades - desde uma simples lista escrita até ao uso de software de gestão patrimonial adequado. O que inventariar - considere ativos físicos, como equipamentos de TI, ferramentas, mobiliário, artigos de conforto e decoração, veículos e também ativos intangíveis, como licenças de software.
3. O que é?
O responsável pelo património pode não estar familiarizado com todos os equipamentos em utilização, portanto, procure armazenar informações adequadas sobre designação das tipologias, composição, utilizações por forma a clarificar todas as situações. Realize o inventário criando categorias de ativos por tipologia (por exemplo, "Computador Portátil") para facilitar a gestão/auditoria. Considere também tirar fotografias dos ativos e incluí-las no inventário dos ativos.
4. Onde está?
Defina se o ativo é móvel ou se está em utilização numa localização fixa. Deseja vincular o item a um departamento ou a um centro de custo específico? Esse tipo de alocação pode ajudar durante as auditorias periódicas. No caso de equipamentos móveis, registe a informação do utilizador e a data da entrega.
5. Quem tem?
Numa empresa de menor dimensão os bens podem estar registados com a informação do nome do utilizador do ativo, no entanto, em organizações de maior dimensão é conveniente registar o número de colaborador ou o departamento utilizador. Considere quaisquer implicações contratuais - o equipamento exige acordos formais de uso entre sua organização e o colaborador?
6. Qual é a segurança do ativo?
A segurança dos ativos móveis ou que estejam emprestados aumenta significativamente com uma política de gestão de ativos. Use etiquetas de ativos apropriadas, com a inclusão de um código de barras e o número de cada ativo.
7. Quanto vale?
A realização de uma auditoria de controle precisa de ser de fácil execução, portanto, realize a valorização dos ativos com precisão. Conserve todos os documentos/registos de aquisição de ativos fixos. Vincular ativos aos departamentos e/ou centros de custo auxilia a gestão e a tomada de decisões futuras.
8. E a manutenção?
Estipule um cronograma apropriado de manutenções para os ativos por forma a garantir uma funcionalidade contínua e eficiente. Considere os padrões de manutenção da organização, mas também quaisquer requisitos legais. O ativo pode ser de propriedade e/ou instalado numa outra organização.
9. Auditorias
As organizações mais eficazes avaliam regularmente:
O desempenho/conformidade dos ativos.
A utilização ativos, para garantir o retorno do investimento.
Registo e avaliação dos custos com manutenções - programados e não programados.
Históricos de utilização - para ver quem está usando os ctivos com mais eficiência.
10. Avalie e evolua
Reveja a política de gestão de ativos regularmente para verificar se está adequada à sua organização. A política de gestão de ativos deve ser dinâmica à medida que a sua organização cresce e passa por processos de mudança. Durante a revisão do processo, envolva elementos financeiros, utilizadores e gestores para garantir que a sua política de gestão de ativos se mantenha eficiente.
Contacte-nos se quiser contar com um serviço profissional e para o apoiarmos com a gestão patrimonial.
